OraAgent不少业务员收到询盘后，会马上查成本、问运费、做报价单。
几个小时忙下来，报价发出去了，对方却没有继续回复。
原因未必是价格高。客户可能还没有明确采购计划，也可能同时向多家供应商收集价格。还有一部分询盘，连采购方身份都无法确认。
美国国际贸易管理局建议企业建立固定的海外询盘回复流程，及时、清楚地回复客户，同时保存询盘记录。面对陌生买家，还可以要求对方填写新买家调查表，再决定投入多少时间。
下面5项内容是根据这些官方建议和外贸报价场景整理出的实操检查项，并非政府强制规定。
1. 客户是谁
先确认公司全称、所在国家、官方网站、联系人姓名、职位和邮箱。
使用免费邮箱不代表客户一定有问题。但如果公司名称、网站、邮箱域名、签名和收货信息彼此对不上，就需要继续核实。
可以查看：
- 公司官网是否正常。
- 官网业务是否与采购产品相关。
- 公司登记信息是否存在。
- 联系人是否能在公司网站或专业平台中找到。
- 收货公司与付款公司是否一致。
信息不一致不等于诈骗，但不适合直接跳过调查。
2. 客户具体需要什么
“Please send me your best price”不能算完整的报价条件。
型号、材质、尺寸、颜色、认证、包装和用途都会影响成本。客户没有说清楚时，可以先挑最影响报价的两三个问题询问，不必一次发十几个问题。
3. 预计采购多少
样品、试单和长期订单的价格不会相同。
数量会影响原料、生产、包装和运输成本。没有采购数量的“最低价”缺少实际意义，也容易造成后续争议。
如果客户暂时无法确认数量，可以分别提供样品价、试单价和批量采购价。
4. 货物发到哪里
只知道国家还不够。
卖家通常还需要确认目的港、城市或邮编，以及客户希望采用的贸易术语。EXW、FOB、CIF和DDP对应的费用与责任不同，不能放在同一价格里比较。
5. 客户什么时候需要
交货时间能帮助判断项目是否具备可执行性。
产品正常生产需要30天，而客户要求两周内交付，就应先说明现实交期，再讨论价格和运输方案。为了获得订单而承诺无法完成的交期，后面的成本通常更高。
一封更实用的询盘回复
以下是编辑整理的参考写法，不是官方固定模板：
Thanks for your inquiry. To prepare an accurate quotation, could you confirm the required model, quantity, destination city or port, preferred trade term, and expected delivery date? We will then check the suitable packing and shipping option for you.
这段回复没有直接报最低价，作用是补齐报价所需的信息。
如果客户提供的信息已经比较完整，就不必机械地再次询问全部五项。回复流程应该帮助推进订单，而不是增加客户填写表格的负担。
哪些情况需要加强调查？
以下内容可以作为企业内部风险筛查参考，不能单独作为认定客户诈骗的依据：
- 拒绝提供基本公司信息。
- 采购金额很大，却不关心产品规格、样品和交期。
- 要求将货款或佣金支付给无关第三方。
- 要求供应商先支付来历不明的注册费或服务费。
- 公司名称、网站、邮箱、付款方和收货方长期无法对应。
- 急于签约付款，却拒绝提供能够核验的业务信息。
- 订单规模明显超过对方公开的经营范围。
出现异常时，可以要求客户补充公司登记信息、贸易参考资料或银行参考资料。订单金额较大时，还可以通过当地企业登记系统、信用保险机构或商业调查服务核验。
企业内部可以怎样管理询盘
- 记录询盘来源、公司和联系人。
- 设置统一的新客户信息表。
- 根据资料完整度和采购计划给询盘分级。
- 报价前检查产品、数量、目的地和交期。
- 记录报价后的客户反馈。
- 定期整理没有成交的真实原因。
重要提醒：回复快不等于马上给出一个无法执行的价格。信息不完整时，先问清楚最影响报价的条件，再决定报价深度。